4 Langkah Permohonan 'COE Keluarga'

COE Anak-anak

SAYANG KELUARGA

Semasa saya menjejakkan kaki ke bumi Sendai, Jepun pada 28 September 2014, saya mengambil keputusan untuk datang seorang diri tanpa membawa keluarga bersama. Keputusan tersebut dibuat untuk tidak membawa keluarga atas faktor persekolahan anak-anak dan urusan terakhir isteri di sekolah. Selain itu, secara peribadi ingin menguji 'kekuatan diri' sama ada boleh berpisah dengan keluarga dalam tempoh masa yang lama atau tidak. Bak kata pepatah "sayang isteri tinggal-tinggalkan, sayang anak tangan-tangankan". 

TANPA KELUARGA

Namun, andai boleh diundur masa dan melihat masa hadapan, kemungkinan keputusan untuk pergi seorang diri tanpa membawa keluarga selama hampir 2 bulan tidak akan dibuat lagi. Maklumlah, tidak pernah berpisah terlalu lama dengan keluarga dan tiba-tiba berpisah hampir 2 bulan terasa semua serba tak kena. Kesannya, target 2 bulan, 1 bulan 15 hari sudah balik ke Malaysia. Terbuktilah 'kekuatan diri' yang 'kuatlah' sangat. 

BAPA PENYAYANG DAN KELUARGA

Bagi mereka yang bergelar 'bapa penyayang' dan akan datang ke sini, jika tiada masalah dan faktor-faktor lain yang menghalang untuk membawa keluarga sekaligus adalah sangat-sangat digalakkan untuk terus membawa keluarga. Memanglah kita kuat, terbukti kita kuat, tetapi dengan membawa keluarga bersama akan memberikan kita 'sumber kekuatan' yang paling optimum.

CERTIFICATE OF ELIGIBILITY (COE) KELUARGA

COE merupakan dokumen yang diperlukan bagi membolehkan seseorang untuk tinggal di Jepun lebih daripada 3 bulan. Secara umum terdapat 2 jenis COE iaitu (1) COE Pelajar (Student) dan (2) adalah COE Keluarga (Family). Secara umum, COE Pelajar sangat diperlukan bagi membolehkan seseorang itu berada di Jepun sebagai seorang pelajar di sini. Kebiasaannya, pihak sensei/fakulti/ universiti hanya menguruskan COE Pelajar sahaja. Terdapat juga situasi rakan-rakan kami yang bernasib baik kerana pihak sensei yang turut membantu menguruskan COE Keluarga. Perlu diingatkan, COE Keluarga bukan tanggungjawab pihak sensei/ fakulti/ universiti. Ia adalah budi bicara pihak sensei/ fakulti/ universiti tersebut.

RISIKO TANPA COE KELUARGA

Terdapat risiko jika keluarga datang bersama pelajar (dependent) tanpa COE KELUARGA. Pengalaman rakan saya terpaksa membayar kos rawatan dan pembelian ubat yang tinggi sekiranya tiada COE. Perlu difahami, di Jepun pemeriksaan atau rawatan doktor berbeza dengan pembelian ubat. Sebagai contoh, klinik dan farmasi berhampiran rumah saya di bangunan yang berbeza. Ini kerana, tanpa COE seseorang itu tidak boleh membuat permohonan insurans kesihatan kerajaan di sini. Atas sebab itulah dalam tulisan saya sebelum ini 8 TIP SEBELUM BERLEPAS KE SENDAI, JEPUN saya turut mencadangkan untuk membawa bekalan ubat-ubatan khususnya bagi mereka yang mempunyai anak-anak kecil.

Klinik dan Farmasi (50 meter sahaja dari rumah)

VISA DAN COE KELUARGA

Perlu diingatkan, jika boleh mohon jasa baik sensei/pihak fakulti untuk membantu kita menguruskan 'COE Keluarga'. Terdapat situasi rakan kami yang kesemua COE pelajar dan ahli keluarga telah diuruskan oleh setiausaha sensei (supervisor). Maka, ini lebih selamat dan kurang risiko berbanding menggunakan visa pelancong  (tourist visa). Umumnya, visa tersebut hanya boleh digunakan maksimum selama 3 bulan. Maka, lagi cepat mohon COE adalah lebih baik jika keluarga datang bersama dengan menggunakan visa pelancong.

SENSEI DAN COE KELUARGA 

Tidak dinafikan banyak urusan pentadbiran yang kita sebagai pelajar perlukan bantuan sensei (supervisor) pada peringkat awal sebelum dan semasa berada di sini. Namun, perlu diingatkan juga di peringkat permulaan ini hubungan baik dengan sensei sangat-sangat perlu di jaga. Sebagai contoh, urusan memohon asrama (rumah universiti), COE Pelajar, bayaran yuran kemasukan (entrance fee) dan sebagainya memerlukan bantuan daripada pihak sensei.

BUDI-BICARA DAN COE KELUARGA

Sebagai nasihat dan panduan, sebaiknya berhati-hati dan cubalah menjaga hubungan baik ini sebaik mungkin semasa ingin meminta bantuan khususnya apabila berkomunikasi dengan sensei melalui e-mail. Sebaiknya gunakan bahasa yang paling sopan dan bukannya meminta bantuan atau lebih lagi 'mendesak'. Ini kerana bahasa yang tersurat sukar mengambarkan maksud sebenar isi yang tersirat. Oleh itu dalam situasi COE ini, yang paling penting sekali adalah COE pelajar kerana COE keluarga boleh diuruskan di sini walaupun terdapat beberapa risiko yang telah dijelaskan sebelum ini. Perlu diingatkan sekali lagi, COE KELUARGA bukanlah tanggungjawab sensei/ fakulti/ universiti. Ia adalah BUDI-BICARA pihak tersebut untuk membantu ataupun tidak.

4 LANGKAH ASAS MOHON COE KELUARGA

Berikut 4 LANGKAH ASAS untuk menguruskan COE di Sendai bagi mereka yang berstatus pelajar (dependent) dan terus membawa ahli keluarga bersama. Perlu diingatkan, langkah-langkah yang dicadangkan ini berdasarkan pengalaman saya, rakan-rakan dan situasi kami pada tahun 2014. Kemungkinan pihak Imigresen Sendai, Jepun boleh mengubah polisi, prosedur dan proses permohonan COE dari semasa ke semasa. 

LANGKAH #1 - Isi Borang Permohonan

Pastinya untuk mendapatkan 'COE Keluarga', permohonan perlu dibuat sendiri oleh individu tersebut. Semua maklumat yang tertera di dalam borang tersebut perlu diisi dengan lengkap dan kemas. Dicadangkan untuk memahami prosedur permohonan, layari http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/kanri/shyorui/02.html. Manakala borang rasmi boleh di download di http://www.moj.go.jp/content/000103484.pdf. 

LANGKAH #2 - Pastikan Dokumen Lengkap

Setelah segala borang yang diperlukan telah siap diisi dengan lengkap. Langkah seterusnya, pastikan kesemua dokumen yang diperlukan disertakan bersama borang permohonan yang telah lengkap diisi. Sebaiknya, buat salinan kesemua dokumen yang diperlukan termasuklah gambar berukuran (3cmx4cm) sebanyak 1 keping seorang. Ingat! Gambar berukuran selain (3cmx4cm) boleh menjadi penyebab permohonan dianggap tidak lengkap. Bayangkanlah apa akan jadi terhadap permohonan anda jika terdapat dokumen-dokumen yang diperlukan tidak disertakan. Perlu difahami, pengalaman berurusan dengan jabatan kerajaan di Sendai, Jepun ini kelihatan sangat teliti. Sabar dan ikut peraturan rahsia kejayaan!

LANGKAH #3 - Buat Senarai Dokumen

Berikut senarai dokumen yang perlu dibuat salinan dan turut dibawa sekali salinan original semasa membuat permohonan di Imigresen, Sendai.

Gambar Pemohon

• Borang permohonan yang lengkap di isi - 1 salinan setiap pemohon
• Gambar (3cm×4cm) 1 salinan
  Mengikut prosedur, pemohon yang dibawah umur 16 tahun tidak perlu disertakan gambar. Namun, sekadar cadangan lebih baik disediakan untuk menghadapi situasi di luar jangka. Ciri-ciri gambar yang diperlukan:
  *Hanya gambar pemohon. Gambar keluarga buat simpanan peribadi.
  *Bagi pemohon lelaki pastikan gambar tidak memakai topi atau songkok. Bagi perempuan Islam, pemakaian tudung tidak menjadi masalah malah ia merupakan tuntutan syariat (wajib). 
  *Latar-belakang gambar adalah putih dan tiada bayang. Ini tip berguna khususnya bagi mereka yang berhasrat untuk berjimat dan mengasah bakat mengambil gambar sendiri.
  *Gambar yang jelas.
  *Gambar diambil dalam tempoh 3 bulan sebelum permohonan. Bahasa yang mudah gambar 'terkini' dan menunjukkan 'saiz' muka anda sebenar. Bukan gambar semasa muda remaja.  

Surat/Dokumen Lain

• Surat tawaran universiti 
• Passport dan residence card (Sebaiknya residence card pelajar ditukar ke alamat tetap terlebih dahulu di City Hall sebelum membuat permohonan COE keluarga. 
• Financial Affidavit (Surat Biasiswa/ Tajaan/ Sumber Kewangan).
• Pastikan hanya salinan dokumen yang diserahkan semasa proses permohonan dan salinan original perlu berada dalam kedudukan bersedia (stand-by mode). 

LANGKAH #4 - Sampul Surat/ Setem dan Duit Yen

Kebiasaanya, bayaran bagi permohonan COE adalah sebanyak 4000 yen seorang. Untuk bayaran, pihak Imigresen Sendai, Jepun akan meminta untuk membeli setem hasil di pejabat pos berhampiran. Jangan panik! Pihak imigresen turut menyediakan peta ke pejabat pos berhampiran. Biasanya kami berjalan kaki sahaja dan di situ boleh sekali  membeli setem dan sampul surat jika memilih untuk COE tersebut dihantar ke alamat rumah kita di sini. Kebisaannya 2 - 3 minggu COE akan dipos ke rumah walaupun pihak imigresen memaklumkan akan siap dalam masa 1 bulan.

Akhir kata, langkah ini sebagai PANDUAN ASAS buat mereka yang tercari-cari langkah dalam memohon COE di Sendai khususnya bagi yang berkeluarga. Juga perlu diingatkan setiap individu pastinya mempunyai dan menghadapi pengalaman yang berbeza. Saya sendiri menjejak kaki ke bumi Sendai pada 28 September 2014, kemungkinan prosedur dan polisi dalam membuat COE boleh berubah mengikut masa dan keperluan pihak imigresen di sini. Sila rujuk Immigration Bureau, Ministry of Justice, Japan untuk maklumat lengkap dan terkini.

Jadilah pilihan membawa keluarga terus ke sini tanpa COE sebagai pilihan terakhir sekiranya alternatif lain telah dicuba dengan sedaya-upaya. Berikut maklumat bagi permohonan pertukaran status penduduk (Application of Change Status of Residence). Untuk maklumat lanjut sila klik di SINI.

Semoga bermanfaat!

Tweet

Related Posts

4 Langkah Permohonan 'COE Keluarga'

4 / 5

Oleh Unknown

Unknown Pada Saturday, April 25, 2015 4 Komentar